Protection des renseignements personnels
- Vos renseignements de santé et de services sociaux
- Vos coordonnées postales
- Votre numéro de téléphone
- Votre adresse courriel et votre numéro de cellulaire
- Vos données de navigation sur notre site internet
- Vos renseignements de santé et/ou renseignements personnels
- Ressources
- Responsable de la protection des renseignement personnels
- Capsules d'informations
Vos renseignements de santé et de services sociaux
La Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux (article 14) prévoit d’informer les usagers sur la manière dont sont utilisées et protégées leurs données personnelles. On les appelle aussi vos renseignements de santé et de services sociaux.
Pour rendre le texte plus facile à lire, nous utiliserons le « vous » pour désigner la personne concernée par les renseignements et son représentant (parent, tuteur, etc.).
Pourquoi avons-nous besoin de vos renseignements?
Vos renseignements nous aident à vous offrir des services de qualité. Ils nous aident aussi :
- À vous identifier et à communiquer avec vous facilement pour faire votre suivi. Nous pouvons vous demander votre nom, votre date de naissance, votre adresse, votre courriel, votre numéro de téléphone, votre numéro d’assurance maladie ou d’autres informations.
- À vous proposer des soins et des services qui répondent à vos besoins. Nous comprendrons mieux votre état de santé, les signes de maladie et vos problèmes de santé passés ou ceux dans votre famille.
- À nous améliorer grâce à des sondages sur les services rendus, des nouveaux programmes, des formations pour les employés ou des projets de recherche.
Lorsque vous nous donnez des renseignements, vous nous permettez de les utiliser pour ces raisons.
Comment vos renseignements sont-ils collectés?
Nous prenons vos renseignements de différentes façons, par exemple:
- Directement auprès de vous, lorsque vous discutez avec un membre du personnel, remplissez un formulaire ou échangez avec nous;
- Lors d’examens comme pour une prise de sang, une radiographie ou un autre test;
- Grâce à des appareils médicaux comme un thermomètre, un appareil pour mesurer la pression ou un autre équipement.
- Dans d’autres endroits où vous avez été soigné comme à l’hôpital, au CLSC, à la clinique médicale, dans une clinique spécialisée, avec un médecin de famille ou un autre intervenant. Ces endroits ou personnes pourraient nous fournir des renseignements lorsque c’est nécessaire.
Certains professionnels peuvent se servir d’outils comme l’intelligence artificielle, pour les aider à réduire le temps passé sur du travail de bureau et à passer plus de temps avec vous. Ces outils sont évalués pour qu’ils soient utilisés en toute sécurité. Par exemple, il est possible que votre rendez-vous soit enregistré pour préparer une note médicale. Ces enregistrements sont supprimés une fois la note complétée.
Combien de temps sont conservés vos renseignements?
Nous gardons vos renseignements dans le respect des lois en vigueur. En général, les renseignements contenus à votre dossier sont conservés pour au moins 5 ans, alors que certaines informations sont gardées plus longtemps.
Pour plus d’information, vous pouvez nous contacter: Archives médicales
Quels sont vos droits à l’égard de vos renseignements?
Droit d’accès: Vous avez le droit de demander l’accès à vos renseignements, conformément aux lois en vigueur. Accéder au dossier médical
Droit de corriger: Vous pouvez demander de faire corriger un renseignement sur vous qui n’est pas clair, qui est inexact, incomplet ou qui a été gardé sans votre accord. Archives médicales
Restriction d’accès (accès limité): Vous pouvez demander de limiter l’accès à certains renseignements sur vous, mais à certaines conditions. Archives médicales
Refus d’accès après votre décès: Vous avez le droit de limiter l’accès des membres de votre famille à vos renseignements après votre décès. Archives médicales
Refus d’accès pour la recherche: Vous pouvez refuser qu’un chercheur du réseau de la santé vous demande de participer à un projet de recherche (sollicitation). Vous pouvez aussi refuser que des chercheurs à l’extérieur du réseau de la santé utilisent vos renseignements pour leurs projets. Archives médicales
Pour savoir comment faire ou pour toute autre question, contactez-nous divulgation.archives@icm-mhi.org ou prp.icm@icm-mhi.org
Vos coordonnées postales
- Sont transmises à Agrément Canada afin de réaliser un sondage sur votre satisfaction sur les services offerts par l’ICM;
Si vous ne souhaitez pas que vos coordonnées postales soient transmises à Agrément Canada, veuillez communiquer avec nous au 514-376-3330 #3668 option 4.
Votre numéro de téléphone
Le Centre de recherche de l’ICM peut communiquer avec vous si un médecin de l’ICM croit qu’un projet présente des bénéfices pour votre santé.
Si vous ne désirez pas être sollicité, vous devez compléter le formulaire suivant et nous le faire parvenir par l’un des moyens suivants :
- Formulaire de consentement à être contacté pour un projet de recherche futur
- Courriel : admission.icm@icm-mhi.org
- Télécopieur : 514-593-2537
- Courrier :
Institut de cardiologie de Montréal
Accueil principal
5000 Bélanger
Montréal, H1T 1C8
Votre adresse courriel et votre numéro de cellulaire
Au moment de votre inscription pour un rendez-vous, l’agente administrative vous demandera si vous souhaitez ajouter votre adresse courriel ou votre numéro de cellulaire à votre dossier.
- L’adresse courriel sert exclusivement à vous faire parvenir des confirmations et des rappels de rendez-vous;
- Votre cellulaire peut être utilisé pour vous faire parvenir des avis de rendez-vous par message texte ou une confirmation de rendez-vous;
- Vous n’avez aucune obligation à nous transmettre ces informations.
Vous pouvez ajouter ou retirer vos informations en communiquant avec nous au 514-376-3330 option 4.
Vos données de navigation sur notre site internet
Lors de votre navigation sur notre site internet, nous ne collectons aucun renseignement personnel.
L’ICM utilise Google Analytics afin de collecter des renseignements sur votre navigation sur notre site.
Voici quelques exemples de renseignements collectés par Google Analytics :
- La date, heure de votre visite;
- Les pages que vous consultez;
- Les liens sur lesquels vous cliquez;
- Le nom de votre fournisseur internet;
- Votre adresse IP, celle-ci est recueillie et anonymisée;
- Votre position géographique.
Google se sert de ces informations afin de nous transmettre des rapports sur la navigation et ce, dans le but de nous permettre d’améliorer notre site.
Les renseignements collectés par Google ne sont partagés qu’avec l’ICM.
Vos renseignements de santé et/ou renseignements personnels
Afin d’assurer la bonne gestion et le bon fonctionnement d’un appareil ou d’une application, un fournisseur de service peut avoir accès à vos renseignements. Les fournisseurs sont liés par contrat à l’ICM, ils se sont engagés à préserver la confidentialité de vos données et sont soumis aux lois et chartes en vigueur visant la protection de votre vie privée et de vos renseignements personnels.
Ressources
- Loi sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels dans les organismes publics
- Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information
- Charte des droits et libertés du Québec
- Commission d’accès à l’information du Québec
Vous pouvez nous adresser vos questions à l’adresse suivante: prp.icm@icm-mhi.org
Responsable de la protection des renseignement personnels
Annie Arsenault
Institut de cardiologie de Montréal
Téléphone: 514 376-3330, poste3244
Fax: 514 593-2576
Courriel : Annie.Arsenault@icm-mhi.org
Capsules d'informations
1. La Loi sur la protection des renseignements personnels a été modernisée.
La Loi 25 adoptée le 21 septembre 2021 entraine des changements significatifs concernant la protection des renseignements personnels, dont des modifications importantes au niveau de la Loi sur l’accès aux documents dans les établissements de santé ainsi que sur la protection des renseignements personnels. La loi 25 modifie et ajoute plusieurs droits aux patients afin de refléter la réalité d’aujourd’hui. Les établissements de santé ont quant à eux de nouvelles obligations au niveau de la protection des données patients.
L’entrée en vigueur des différentes dispositions de cette Loi s’échelonne progressivement sur une période de trois ans depuis le 22 septembre 2021, jusqu’au 22 septembre 2024.
Tout au long de l’année à venir, des « capsules » mensuelles paraîtront dans « l’Info ICM ». Vous y retrouverez des explications sur la Loi 25 et vos nouvelles obligations en matière de protection des renseignements personnels.
Par exemple, saviez-vous que pour obtenir accès à des renseignements personnels sans le consentement du patient, une étude des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) est désormais obligatoire?
La Loi 25 adoptée en septembre 2021 vise les 3 objectifs suivants :
Assurer la protection et la sécurité des renseignements personnels en apportant des modifications importantes à plusieurs lois et en redéfinissant ce qu’est un renseignement personnel sensible.
Obtenir le consentement pour l’utilisation des renseignements personnels tant au niveau de l’usager que de l’utilisation des données pour tous types de demandes (recherche, fondation, équipement électronique, etc.).
Obliger les organisations à mettre en place des politiques et pratiques pour la gouvernance de ces renseignements : collecte, utilisation, communication, accès, rectification.
Par exemple, saviez-vous qu’il est obligatoire de déclarer tous incidents de confidentialité impliquant un renseignement personnel présentant un risque sérieux de préjudice?
Depuis le 22 septembre 2022, il est obligatoire pour les organisations publiques dont l’ICM de procéder à une ÉFVP avant de communiquer des renseignements personnels sans le consentement des personnes concernées pour tous projets d’étude, de recherche ou de production de statistiques.
Les organisations devront également mener une ÉFVP pour tout projet d’acquisition, de développement, de refonte de système d’information ou de prestation électronique de services impliquant des renseignements personnels et avant de communiquer un renseignement personnel à l’extérieur du Québec.
L’ÉFVP doit contenir, entre autres, la liste des renseignements sensibles concernés, la finalité de l’utilisation, le support sur lequel se trouve les renseignements et la durée de conservation.
En plus d’apporter des modifications importantes à plusieurs lois, la loi 25 propose également une nouvelle définition de renseignement personnel : « est un renseignement personnel, tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier » et ce, quel que soit le support ou le format applicable. Un renseignement personnel est sensible lorsque de par sa nature, notamment médicale, biométrique ou autrement intime, ou en raison du contexte de son utilisation ou de sa communication, il suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée. Par exemple : le nom, la race, l’âge, la religion, l’état matrimonial, la taille, le groupe sanguin, la signature vocale, les empreintes digitales, le courriel peuvent tous devenir des renseignements personnels sensibles. Plusieurs dispositions seront mises en place pour soutenir ces changements.
Saviez-vous qu’avec la mise en place de la Loi 25, les organismes publics ont l’obligation de tenir un registre des incidents de confidentialité?
Voici des exemples d’incident de confidentialité : accès non autorisé, utilisation, perte ou communication d’un renseignement sans le consentement du patient.
Si on a un motif de croire qu’un incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel se produit, l’ICM doit prendre les mesures pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature se produisent.
La demande pour recueillir le consentement d’une personne doit être formulée en termes simples et clairs, adaptée aux personnes à qui elle est destinée et présentée de façon distincte. La personne doit comprendre sans équivoque ce à quoi elle consent. La demande doit inclure, entres autres, le contexte et les objectifs, les bénéfices et les risques de donner ou non un consentement.
Le consentement doit être manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques. Aussi, la durée doit être liée à la réalisation des fins auxquelles le consentement est demandé.
Les renseignements sensibles suscitent un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée et la loi sur l’accès introduit un cadre légal plus rigoureux lors d’une communication avec un consentement.
La loi 25 encadre l’utilisation des renseignements personnels (rp) détenus par les organismes publics en prévoyant, notamment, qu’ils ne peuvent être utilisés qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et avec le consentement de la personne concernée. Cependant, une exception s’applique lorsque les rp sont nécessaires aux fins d’études, de recherche ou de production de statistiques. La loi permet alors à un organisme public d’utiliser les rp qu’il a collectés sur une personne à une autre fin que celle prévue initialement, avec ou sans le consentement de la personne concernée. Avant de communiquer les renseignements demandés, toutes demandes devront être évaluées par l’équipe de protection des renseignements personnels et une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée sera menée, selon les besoins.
Depuis le 22 septembre 2023, l’article 70.1 de la Loi sur l’accès oblige tous les organismes à procéder à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec.
La communication pourra s’effectuer si l’évaluation démontre que le renseignement bénéficierait d’une protection équivalente à celle offerte au Québec.
Lorsque les données sont conservées à l’extérieur du Québec, un avis juridique émis par un avocat canadien est requis afin de s’assurer du caractère adéquat et des garanties appropriées pour la protection de nos données.